SIMPEG Terdistribusi dan Terintegrasi
(Dirangkum dari pengalaman selama membangun SIMPEG di beberapa BKD)

Sistem Informasi Managemen Kepegawaian di lingkungan PNS selain memiliki sistem yang terintegrasi juga (diharapkan) memiliki sistem yang terdistribusi. Awalnya ada pertanyaan tentang bagaimana kalau misalkan fungsi proses Kenaikan Pangkat PNS di letakkan di unit kerja masing-masing, bukan di BKD. Bisa dikatakan Desentralisasi sistem. Jadi pola sistemnya adalah SIMPEG akan didistribusikan pada unit-unit kerja.

Perihal koneksitasnya bisa online maupun offline. Untuk membangun Online jelas membutuhkan konsep dan anggaran infrastruktur yang tidak sedikit dan memakan waktu yang lama. Belum lagi sisi SDM dari unit-unit kerja yang ada apakah mendukung dengan sistem online apa tidak. Banyaknya pertimbangan dan karena belum adanya kesiapan menuju Online sistem maka ada satu alternatif pilihan , Offline.

Offline tidak harus dipandang lebih rendah daripada Online. Untuk menuju yang betul-betul real time maka perlu dimatangkan terlebih dahulu di dalam itu sendiri. Karena hal ini mengubah pola kerja dari yg manual ke semi otomatisasi (menggunakan word atau excel), kemudian meningkat lagi menjadi komputerisasi terpadu/terintegrasi dalam lingkung BKD (menggunakan SIMPEG), dan setelah semua komponen pendukung siap untuk real time online system maka barulah bisa kita arahkan ke arah SIMPEG Online.

Dari pertimbangan-pertimbangan yang ada, offline ini sudah bisa menjembatani antara BKD dengan unit-unit kerja. Proses bisa dilakukan oleh user di unit kerja masing-masing, kemudian data yang diproses di transfer pada media penyimpan misalkan flashdisk ataupun kirim file via email. Kemudian BKD mengcopy atau men-download data dari unit kerja tersebut. Data dari unit kerja dimasukkan ke dalam SIMPEG yang ada di BKD.

Hal ini juga memberikan kemudahan bagi BKD setempat, karena proses data sudah tidak dilakukan di sistem induk SIMPEG. Kerja semakin ringan.

Pengalaman kecil saya yang bisa di jadikan model contoh dari itu adalah saat saya membangun Aplikasi Kenaikan Pangkat (III/d ke IV/a)di lingkungan Biro Kepegawaian Propinsi Jawa Timur pada awal tahun 2004. Ketika membangun aplikasi itu , hal mendasar yang diperlukan untuk integrasi data dari semua BKD Tingkat II di Jatim tentu saja kesamaan database, kesamaan aturan, kesamaan pola kerja atau semua itu diistilahkan standarisasi system. Kemudian saya membuat suatu aplikasi KP yg setelah jadi di distribusikan ke masing-masing BKD Tingkat II. Mereka kita training secara teknis penggunaan. Saat itu Flashdisk belum begitu setenar sekarang. Jadi ada pengalaman unik saat itu, mereka harus membawa CPU ke Biro Kepegawaian Jatim (sekarang BKD Propinsi). Kasihan juga melihat rekan-rekan BKD Tingkat II datang jauh-jauh dengan membopong CPU. Padahal saat itu kitas sudah menyiapkan CD Installer yang bisa langsung di instalasi di komputer masing-masing. Pola kerja yang dulu entry data KP ada di Propinsi sekarang

dirubah menjadi entry data dilakukan di BKD Tingkat II. Kemudian ada di aplikasi tersebut fasilitas untuk export data. Kemudian data yg sudah di-export itu di import oleh operator di BKD Propinsi. Kalau ada fasilitas email di BKD Tingkat II bisa langsung dikirim via email. Kerja di BKD Propinsi tentu menjadi terbantu. Karena tiap periode KP, baik april maupun oktober bisa mencapai 10.000 data. Dengan memakai sistem aplikasi ini sekali import sudah bisa di cetak Laporan Usul Kenaikan Pangkat , Cetak Nota Persetujuan (NP) sesuai format BKN, Cetak Minute SK, dan Cetak SK Petikan . BKD Propinsi melakukan kontrol data juga mudah dan cepat. Alhamdulillah, kalau tidak salah berita, dari 2004 sampai sekarang sistem aplikasi KP dari III/d ke IV/a di BKD Propinsi Jatim tersebut masih terpakai dan berjalan dengan lancar. Kalau ada BKD Propinsi lainnya ingin mendapatkan demo atau contoh program silakan mengundang kami atau kontak person via email kami terlebih dahulu hendrik_chrisnaedy@yahoo.com . Semoga apa yang bisa saya bangun bisa menjadi sumbangsih kami terhadap kinerja khususnya Badan Kepegawaian Daerah baik tingkat I maupun II.

Kenaikan Pangkat, adalah salah satu contoh modul dari SIMPEG itu sendiri. Modul itu bisa lebih diperluas cakupannya untuk BKD Tingkat II. Dalam hal ini yang menjadi kewenangan Tingkat II untuk mengelola informasi data kepegawaian daerah di lingkungan pemerintah daerah setempat. Ada banyak modul yang bisa di distribusikan. Namun yg menjadi pokok utama adalah data induk PNS dan semua riwayat . Ada semacam simbiosis data antara unit-unit kerja dengan BKD. Untuk melakukan SIMPEG. Guna membangun pola kerja yang terdistribusi maka dibentuklah suatu manfaat yang saling "menguntungkan". Artinya menguntungkan adalah dari sisi pekerjaan bagian kepegawaian di tiap SKPD bisa mengambil manfaat, di sisi BKD sendiri juga terbantukan dengan adanya SIMPEG Terdistribusi tersebut. Hal yang paling ringan untuk menjadikan contoh adalah pembentukan DUK. Saya yakin ada manfaat lain yang bisa dicapai karena SIMPEG terdistribusi ini. Pelan namun pasti dengan tahapan-tahapan yang terukur akan mengarah kesana. Jangan sampai kita mengubah main set mereka "mendadak IT" (mengambil contoh dari film mendadak Dangdut ). Karena penerapan teknologi informasi itu juga bersinggungan dengan tingkap pemahaman dan tingkat kemampuan sdm. Kita tidak bisa menyamaratakan semua seolah-olah bisa langsung bekerja ketika diubah ke Simpeg. Namun dengan kemampuan yang ada, sangat memungkinkan penerapan sistem manajemen kepegawaoan yang terdistribusi ini bisa diterapkan di semua BKD dan SKP-SKP yang ada.

Semoga tulisan ini bermanfaat bagi BKD yang kedepan akan menerapkan teknologi informasi, sukses selalu untu BKD Anda. Jangan pernah ragu , saatnya sekaranglah waktu yg tepat BKD Anda menerapkan Simpeg terpadu dan terdistribusi.

Terimakasih,

Hendrik Chrisnaedy

Konsultan IT/Programmer